bedrijf

Tips voor het bewerken en beheren van personeelsdossiers

Bij het runnen van een bedrijf zal het wellicht niet meteen een van jouw hoofdzaken zijn, maar een georganiseerd systeem voor het bijhouden van personeelsdossiers is een onmisbaar aspect van een succesvolle bedrijfsvoering. Als eigenaar van een bedrijf is het van belang om vanuit het oogpunt van personeelszaken een nauwkeurige personeelsadministratie bij te houden en ervoor zorgen dat al relevante personeelswetten worden nageleefd. Om er zeker van te zijn dat de informatie die je nodig hebt op elk moment kunt vinden, hebben we hier enkele tips opgesteld voor het ontwikkelen en beheren van een doeltreffend systeem voor het bijhouden van personeelsdossiers. 

Kies de juiste methode

Een van de belangrijkste aspecten bij het kiezen van een documentopslagmethode, is dat de personeelsdossiers op één centrale plek te vinden zijn. Als je een liefhebber bent van fysieke methodes, dan raden je om om papieren documenten te bewaren in een afgesloten archiefkast waarbij je in een oogopslag, bijvoorbeeld op alfabetische volgorde, alle relevante documententhema’s kan inzien. Veel bedrijven kiezen er echter voor om hun gegevens op een computer op te slaan. Hierbij is het van essentieel belang om altijd een back-up te maken van alle computerbestanden en ervoor zorgen dat ze automatisch worden bijgewerkt. Dit kun je bijvoorbeeld doen met HR software, waarbij je de mogelijkheid hebt om complete personeelsdossiers gemakkelijk op te bouwen en veilig te beheren. 

Let op gevoelige informatie 

Het is van essentieel om voorzichtig om te gaan met gevoelige informatie zoals personeelsdossiers. Bovendien is het belangrijk om te onthouden dat jouw werknemers het wettelijke recht hebben om hun dossiers in te zien. Dit betekent dat je voorzichtig moet zijn met de informatie die je invoert. Houd er dus rekening mee dat personeelsdossiers geen ruimte bieden voor opruiende opmerkingen maakt over het gedrag, ras of de seksuele geaardheid van een werknemer. Dit kan niet alleen leiden tot sociale problemen op de werkvloer, maar je stelt jouw onderneming ook bloot aan mogelijke rechtszaken.

Het opstellen van standaardformulieren

Om de consistentie en nauwkeurigheid van de personeelszaken te waarbogen,moet je ervoor zorgen dat je gestandaardiseerde formulieren opstelt voor activiteiten die alle werknemers betreffen. Denk hierbij aan standaardformulieren voor onder meer prestatiebeoordelingen, tuchtmaatregelen en salarisaanpassingen. Gestandaardiseerde formulieren dragen bij om elke werknemer eerlijk te behandelen en de documentatie te verschaffen die van belang zijn om personeelszaken efficiënt op te lossen. 

Het bijvoegen van ondertekende overeenkomsten 

Als jouw bedrijf beschikt over beleidsregels, zoals niet-concurrentieovereenkomsten, overeenkomsten omtrent niet-naleving, ethische codes en beleidsregels met betrekking tot (seksuele) intimidatie, zorg er dan voor dat de werknemers een verklaring ondertekenen en dat zij de mogelijkheid krijgen om elke overeenkomst te lezen en begrijpen. Bewaar deze overeenkomsten vervolgens in de personeelsdossiers. Dit zal jouw bedrijf beschermen als je een werknemer moet ontslaan wegens schending van een van deze normen. 

Leave a Comment

Your email address will not be published.